STRATEGI DIGITAL UNTUK MENINGKATAN PEMANFAATAN E-JOURNAL
Perspektif Pustakawan dan Perpustakaan
Naskah partisipasi
Pendahuluan
Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian informasi dan rekreasi para pemustaka. Definisi perpustakaan tersebut tentunya memiliki korelasi dan perubahan paradigma dengan kondisi masyarakat sekarang yang lebih menggantungkan pada aspek keabsahan dan kemutakhiran nilai informasi sebagai tulang punggung dalam berbagai aspek kehidupan. Tidak mengherankan apabila kondisi masyarakat sekarang ini telah terbiasa dengan jargon “the age of networked intellegence” yang lebih menitikberatkan pada nilai informasi global yang merupakan komoditi publik yang dipengaruhi oleh sinergi antara perangkat teknologi informasi dan sumber-sumber informasi global. Masyarakat telah jamak mengenal istilah browsing, chatting, mailist, social networking yang kesemuanya telah menjelma menjadi media standar yang harus ada untuk mendapatkan informasi. Abad informasi dengan metode one klik menjadi keseharian masyarakat dimanapun dan kapanpun. Tidak dapat dipungkiri bahwa nilai informasi semakin berkembang sejalan dengan tuntutan dan kebutuhan masyarakat. Informasi tidak saja tergolong dalam kondisi bebas dalam mengaksesnya, tetapi terdapat pula informasi yang memerlukan biaya dan keahlian khusus dalam mendapatkan atau mengaksesnya.
Nilai informasi tidak lagi dianggap sebagai sesuatu yang berfungsi sebagai keterangan yang bisa dijadikan alat menambah pengetahuan semata, akan tetapi lebih dari itu. Semua informasi mempunyai potensi berarti bagi masyarakat, tetapi bagi perpustakaan yang mempunyai kewajiban menyajikan informasi terkadang mengalami kesulitan menseleksi jenis informasi apa yang berguna bagi kepentingan pengguna secara umum. Perpustakaan mempunyai wewenang untuk mengolah informasi dalam bentuk apapun. Perpustakaan seharusnya menjadi institusi pertama memberikan layanan hasil olahan “produk informasi” yang sebenarnya merupakan peluang bagi perpustakaan untuk menjadi pusat sumber informasi utama dalam tatanan masyarakat.
Untuk menghasilkan informasi yang berdaya guna maka diperlukan seleksi informasi dari sumber-sumber informasi global yang ada. Seperti halnya dengan pemanfaatan e-journal yang dilayankan oleh perpustakaan kepada pemustaka. Tidak dapat dipungkiri bahwa saat ini telah terjadi euforia di kalangan perpustakaan perguruan tinggi. Pemicu dari situasi tersebut adalah berkaitan dengan maraknya pengembangan konsep perpustakaan berbasis digital. Istilah perpustakaan digital, digitalisasi, layanan digital berbasis online, seperti layanan virtual, layanan online dan lainnya sering menjadi bahan perdebatan di antara pustakawan khususnya pustakawan perguruan tinggi. Permasalahan tersebut sering menjadi tema sentral di berbagai seminar ataupun diskusi ilmiah di kalangan pustakawan, bahkan di beberapa milis pustakawan. Beberapa ahli di bidang perpustakaan membahas dan menuangkan ide-ide tentang perpustakaan berbasis digital. Ada dinamika perubahan di dalamnya, ada kehidupan lain yang berbeda dari citra perpustakaan selama ini. Berbagai aspek pembahasan bergulir dengan cepatnya dan salah satu yang berkembang dan menjadi bahan diskusi adalah tersedianya koleksi dalam bentuk online seperti e-journal. Jika dibandingkan dengan jenis perpustakaan yang lain, perpustakaan perguruan tinggi yang paling sensitif dalam mengakomodasi proses penyediaan e-journal. Sudut pandang yang digagas adalah dari kebutuhan informasi pengguna yang biasa disebut dengan pemustaka. Pemustaka perpustakaan perguruan tinggi dapat dikategorikan sebagai pengguna potensial online journal. Mereka adalah civitas akademika dan para peneliti di perguruan tinggi yang bersangkutan. Selain itu, dari segi kebutuhannya pun lebih jelas yaitu informasi terkini (current information) dalam bentuk hasil-hasil penelitian atau pendapat para ahli di bidangnya. Semuanya lebih banyak tersedia di jurnal-jurnal ilmiah. Cakupan online journal berisi berbagai subjek dalam bentuk artikel hasil penelitian dan juga pandangan para ahli. Banyak diantaranya dituliskan kembali di jurnal ilmiah yang kemudian artikelnya dialihmediakan menjadi artikel digital.
Sudut pandang yang melandasi layanan e-journal bagi perpustakaan perguruan tinggi adalah kebutuhan pemustaka yang memiliki sifat dan karakter berbeda dalam hal mendapatkan layanan informasi yang terkini, cepat dan tepat, oleh karena itu perpustakaan sudah seharusnya melaksanakan tindakan strategi digital untuk meningkatkan mutu dan layanan pemanfaatan e-journal. Bentuk strategi digital tersebut berupa konsep strategi pemasaran produk secara umum yang memiliki kaitan dengan pengembangan layanan e-journal di perpustakaan perguruan tinggi.
e-journal
Lasa HS (2009) mendefinisikan jurnal atau journal adalah catatan peristiwa dari hari kehari. Penggunaan kata jurnal untuk berbagai bidang juga memberi arti yang bervariasi, misalnya jurnal dalam bidang ekonomi menunjukan sistem pembukuan rangkap. Jurnal dalam bidang pelayaran diartikan sebagai logbook berarti buku untuk mencatat semua kejadian selama pelayaran. Jurnal sebenarnya merupakan publikasi ilmiah yang memuat informasi tentang hasil kegiatan dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi minimal harus mencakup kumpulan atau kumulasi pengetahuan baru, pengamatan empiris dan pengembangan gagasan atau usulan. Dengan demikian jurnal merupakan representasi dari pengetahuan baru tentang perkembangan ilmu pengetahuan yang dilaksanakan secara empriris dan biasanya merupakan gagasan yang terbaru. Sedangkan untuk mendefinisikan lebih lanjut tentang jurnal elektronik atau e-journal adalah jurnal yang segala aspek (penyiapan, review, penerbitan, dan penyebaran) dilakukan secara elektronik. Latar belakang yang memunculkan jurnal elektronik adalah mahalnya percetakan jurnal, kemajuan teknologi komputer dan meluasnya teknologi jaringan world wide web (www). Perbedaan media pelayanan yang menggarisbawahi jenis layanan antara jurnal dari bahan tercetak dan e-journal (elektronik jurnal) adalah dalam bentuk media penyimpanannya saja yakni elektronik.
Sedangkan Reitz (2007) dalam Siswadi menggunakan istilah jurnal elektronik (electronic journals) untuk online journal. Mendefinisikan bahwa jurnal elektronik sebagai versi digital dari jurnal tercetak, atau jurnal seperti dalam bentuk publikasi elektronik tanpa versi tercetaknya, tersedia melalui email, web atau akses internet. Baik online journals maupun jurnal tercetak merupakan jurnal dalam cakupan terbitan berseri. Perbedaannya terletak pada media aksesnya dimana jurnal tercetak dalam bentuk tercetak berbahan baku kertas dan dibaca langsung, sedangkan online journal berupa jurnal dalam bentuk digital dan untuk membacanya diperlukan akses internet terlebih dahulu. Keduanya memiliki sumber informasi yang sama yaitu jurnal.
Media online dalam hal ini internet memiliki peran yang utama dalam penyebaran dan pemanfaatan jurnal, oleh karena itu perbedaan terminologi jurnal itu sendiri apakah online journal, jurnal elektronik maupun e-journal pada prinsipnnya adalah sama yaitu jurnal untuk media cetak menggunakan kertas, yang intinya adalah sebagai suatu hasil pengetahuan yang dilakukan secara empiris tentang gagasan-gagasan terbaru untuk menambah khasanah ilmu pengetahuan yang berguna bagi masyarakat pada umumnya.
Jurnal sendiri memiliki fungsi penting dalam perkembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan sebagai lembaga yang mempunyai fungsi informasi dan penelitian, secara langsung menjadi matarantai proses perkembangan ilmu tersebut. Seorang ilmuwan akan menyebarkan informasi atau ilmu yang dimilikinya kepada orang lain dengan artikel yang ditulis oleh ilmuwan tersebut. Proses penyebaran ilmu melaui artikel jurnal merupakan salah satu mata rantai perkembangan ilmu. Jurnal sebagai media dimana artikel ditulis memberikan peranan yang besar. Sebagai sumber informasi mutakhir maka jurnal dalam media cetak dan media elektronik merupakan salah satu unsur terpenting dalam upaya menyebarkan ilmu pengetahuan terkini kepada pengguna perpustakaan, ditambah dengan kemampuan jurnal itu sendiri berkolaborasi dengan perangkat teknologi informasi dan jaringan maka akan menambah nilai mutu informasi yang berguna bagi masyarakat pada umumnya. Jurnal kemudian bermetamorfosa dalam media elektronik dan jaringan global, secara terminologi masyarakat menyebutnya dengan e-journal.
Dalam segi layanan informasi e-journal kepada pemustaka setidaknya apabila perpustakaan melayankan e-journal maka akan memudahkan proses layanan tersebut diantaranya, lebih murah biaya pencetakannya, karena tidak lagi menggunakan media kertas tercetak, hemat tempat bagi pustakawan, dalam waktu yang sama dapat dimanfaatkan oleh banyak orang, lebih cepat tersajikan kepada pemustaka, tidak perlu memproses seperti jurnal cetak, cepat penerbitannya. Namum demikian apabila perpustakaan melayani pemustaka dengan layanan e-journal, maka perpustakaan terlebih dahulu memperisiapkan komponen-komponen pendukung untuk melayankannya Perpustakaan tentu saja perlu menyediakan fasilitas-fasilitas yang berorientasi cyber, seperti hot spot area dengan segala perkakas pendukungnya (tempat khusus akses, listrik, meja kursi, workstation). Layanan perlu dikembangkan untuk memudahkan para pengguna, misalnya perpustakaan menyiapkan petugas untuk membantu users taraf pemula, menambah jam layanan (khusus ruang askes) atau bila mungkin layanan 24 jam nonstop, menciptakan suasana senyaman mungkin, menyediakan ruang khusus untuk minum atau relaksasi sejenak. Sosialisasi layanan jurnal pun harus menjadi perhatian bagi pustakawan untuk memberikan layanan yang baik dan bermutu, sekedar mengenalkan username dan password kepada pemustaka bisa menimbulkan empaty berharga antara pemustaka dan pustakawan.
Pemanfaatan e-journal pada dasarnya merupakan layanan cyber dengan beragam informasi yang bersumber dari jaringan global, tentunya peran dari pustakawan sebagai penyaji informasi memerlukan keahlian khusus bagaimana agar layanan tersebut berguna dan diminati oleh pemustaka. Pustakawan seharusnya memiliki strategi pemasaran digital untuk meningkatkan layananan dan pemanfaatan e-journal yang apabila berhasil melaksanakan strategi tersebut akan menciptakan ekosistem intelektualitas antara berbagai sumber-sumber informasi, pemustaka dan pustakawan.
Strategi digital
Strategi digital pada dasarnya merupakan strategi pemasaran yang termasuk dalam rumpun ilmu ekonomi. Pemasaran sendiri memiliki peranan yang penting dalam berbagai macam kegiatan, tidak terkecuali pada bidang usaha saja, perpustakaan pun wajib menerapkan konsep pemasaran untuk meningkatkan mutu layanan dan pemanfaatan layanan perpustakaan. Pengertian pemasaran tidak dapat dilihat hanya sebatas sebagai suatu kegiatan sederhana yaitu pemasaran masal yang menekankan pada kegiatan penjualan, sistem distribusi melalui jaringan penjualan yang sangat luas. Namun pemasaran harus dilihat sebagai suatu penerapan ilmu manajemen, yang mencakup proses pengambilan keputusan yang didasarkan atas asas konsep pemasaran dan proses manajemen yang mencakup analisis, perencanaan, pelaksanaan kebijakan, strategi, dan pengendalian. Dengan kata lain manajemen pemasaran merupakan strategi pemasaran terpadu (marketing mix strategi) yang sangat penting dalam pengelolaan suatu institusi yang berorientasi pada konsumen.
Assauri (2004) mendefinisikan strategi pemasaran adalah rencana yang menyeluruh, terpadu dan menyatu di bidang pemasaran yang memberikan panduan tentang kegiatan yang akan dijalankan untuk dapat mencapai tujuan pemasaran suatu perusahaan. Dengan kata lain strategi pemasaran adalah serangkaian tujuan dan sasaran, kebijakan dan aturan yang memberi arah kepada usaha-usaha permasaran perusahaan dari waktu ke waktu, pada masing-masing tingkatan dan acuan serta alokasinya, terutama sebagai tanggapan perusahaan dalam menghadapi lingkungan dan keadaan persaingan yang selalu berubah.
Penentuan strategi pemasaran harus didasarkan atas analisis lingkungan dan internal perusahaan melalui analisis keunggulan dan kelemahan perusahaan serta analisis kesempatan dan ancaman yang dihadapi perusahaan dari lingkungannya. Disamping itu strategi pemasaran yang telah ditetapkan dan dijalankan harus dinilai kembali apakah masih sesuai dengan kondisi saat ini. Penilaian atau evaluasi ini menggunakan analisis keunggulan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar untuk menyusun dan menentukan strategi yang akan dijalankan pada masa yang akan datang.
Sedangkan Hudspeth (2010) memandang pemasaran dari kacamata pemanfaatan media teknologi digital yang merubah konsep pemasaran konvensional menjadi konsep pemasaran digital yang lebih familier dengan perkembangan pola pikir masyakarat sekarang. Secara historis perkembangan media sebagai sarana pemasaran merupakan bagian terintegrasi dari proses pemasaran produk dengan media tradisional yang kemudian berubah dengan adanya penggunaan teknologi digital berupa internet. Media digital dalam hal ini internet menjadi penentu komunikasi pemasaran suatu produk. Dengan adanya alasan historis media digital yang menjadi tulang punggung dalam proses pemasaran tersebut, maka memunculkan tindakan strategi digital untuk dapat mengikat dan memasarkan kepada pelangan, stakeholder, media, dan siapapun untuk menjadi target pemasaran yang sudah disiapkan. Dengan kata lain stratagi digital diperlukan untuk mempengaruhi pola pikir pengguna untuk mau melaksanakan tindakan seperti yang diinginkan, dengan memanfaatkan media digital seperti internet, komputer dan teknologi komunikasi.
Tindakan strategi digital bagi perpustakaan untuk memanfaatkan e-journal menjadi keharusan yang tidak dapat ditinggalkan. Perpustakaan dapat melaksanakan tindakan strategi digital dengan mengambil langkah-langkah diantaranya:
1. menganalisa strategi pemasaran dengan berdasarkan pada analisis lingkungan yang meliputi keadaan pengguna, perkembangan teknologi, keadaan ekonomi, kebijakan pemerintah, keadaan sosial dan politik. Bagi perpustakaan perguruan tinggi faktor pengguna potensial dari layanan e-journal adalah civitas akademika yang mengedepankan informasi terkini, maka dengan menganalisa bentuk strategi pemasaran tersebut perpustakaan dapat menentukan sasaran dan tindakan untuk meningkatkan dan memberikan layanan yang diharapkan oleh pengguna. Sosialisasi pemanfaatan layanan dan mengananalisa perilaku pencari informasi dapat menjadi acuan dalam melaksanakan strategi pemasaran untuk pelayanan e-journal. Perkembangan teknologi tidak mungkin diabaikan dalam strategi pamasaran digital, perpustakaan harus menggunakan perangkat teknologi ini untuk memberikan layanan yang maksimal, contoh sederhana pemanfaatan teknologi ini dapat menggunakan sarana media sosial (facebook, twitter, plurk), e-mail, sms gateway yang memungkinkan kemudahan akses dalam pelayanan kepada pengguna perpustakaan. Faktor perkembangan teknologi berkorelasi dengan keadaan ekonomi pengguna sebagai target dari pemasaran. Keadaan ekonomi yang ini berbanding lurus dengan tingkat kesejahteraan dan ketersediaan sarana dan prasarana untuk mendapatkan akses informasi dari manapun dan kapanpun. Sedangkan kebijakan pemerintah menjadi payung kebijakan layanan informasi dan strategi pemasaran untuk menyebarkan informasi yang berguna bagi pengguna. Kebijakan tersebut berpengaruh kepada keadaan sosial dan politik masyarakat yang menggantungkan pada nilai dan keabsahan akan informasi.
2. menganalisa strategi pamasaran dengan memperhatikan faktor internal perpustakaan, dengan menganalisa faktor-faktor seperti faktor keuangan atau pembelanjaan, pemasaran, produksi organisasi perpustakaan dan sumber daya manuasia. Faktor internal perpustakaan harus menjadi acuan untuk melaksanakan kegiatan strategi pemasaran layanan kepada pemustaka. Faktor keuangan dan anggaran harus diperhatikan karena dilatarbelakangi oleh nilai jual e-journal yang sangat mahal dan kadang malah menimbulkan masalah baru dalam pengadaan e-journal. Memang dapat dipahami dengan perpustakaan berinvestasi layanan e-journal yang begitu mahal, maka perpustakaan pun harus dituntut untuk meningkatkan pemanfaatan nilai informasi yang terkandung dari e-journal tersebut. Perpustakaan harus siap untuk memberikan layanan yang prima dengan tetap berprinsip bahwa informasi harus dimanfaatkan oleh pengguna meskipun memerlukan biaya yang sangat mahal. Perpustakaan dapat menerapkan prinsip ekonomi dengan kaidah permintaan dan penawaran informasi sebagai produk untuk menutupi anggaran yang begitu besar dalam pengadaan e-journal. Tindakan seperti ini tentunya dapat dilaksanakan dengan adanya permintaan dan investasi informasi yang seimbang antara perpustakaan, pemustaka dan biaya anggaran. Faktor pemasaran, produksi organisasi perpustakaan dan sumber daya manusia dalam strategi pemasaran dapat dijadikan blue print perpustakaan dalam proses pelayanan dan pemanfaatan e-journal kepada pemustaka. Pemasaran dan produksi informasi bagi perpustakaan memang merupakan kondisi yang baru ditengah kondisi masyarakat yang sadar akan nilai informasi, tetapi bagi perpustakaan yang menganut “misi sosial” layanan agaknya masih dalam perdebatan. Namum demikian bagi perpustakaan sekarang ini sudah seharusnya bertransformasi menjadi lembaga penyaji informasi (information privider) dengan cara menyajikan informasi yang betul-betul diharapkan oleh pemustaka melalui hasil olahan dari “produk informasi” perpustakaan. Penyajian informasi dengan menggabungkan promosi dan sosialisasi layanan informasi pun menjadi keharusan untuk membuka wacana baru bagi pemustaka, dan sebagai komponen layanan yang melaksanakan kegaitan tersebut adalah pustakawan sebagai sumber daya manusia perpustakaan yang menyajikan informasi. Pustakawan sebagai seorang penyaji informasi harus sadar dan mau merubah paradigma bahwa pemustaka memerlukan informasi yang betul-betul diharapkan dan menjadi tulang punggung dalam aspek kehidupan. Pustakawan harus meningkatkan kertampilan, kemampuan, keahlian komunikasi dengan media digital untuk melayani pemustaka.
Strategi digital pada dasarnya adalah kegitan strategi pamasaran dalam lingkup pengambilan keputusan, analisa kebutuhan pengguna, kebijakan layanan yang dilaksanakan secara terpadu dengan menggunakan perangkat teknologi digital. Bagi perpustakaan yang melaksanakan layanan digital online seperti pemanfatan e-journal langkah strategi digital sangat diperlukan untuk mengetahui kemampuan dan kebutuhan antara pemustaka dan pustakawan sebagai pihak yang saling menggantungkan satu sama lain. Pustakawan sebagai penyaji informasi harus melaksanakan kegiatan strategi digital untuk mengetahui perilaku pemustaka akan layanan informasi dari layanan e-journal.
Penutup
Akad perpustakaan kepada pemustaka dan kepada masyarakat secara umum adalah sebagai sumber informasi dan sebagai penyaji informasi. Salah satunya adalah perpustakaan memberikan layanan informasi cyber berupa e-journal. Pemustaka sebagai konsumen informasi bagi perpustakaan tentunya menyambut gembira berbagai jenis layanan terkini yang memang sangat dibutuhkan sebagai referensi dan untuk memenuhi kebutuhan informasi secara umum. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai salah satu jenis perpustakaan yang berkembang di kalangan masyakarat harus meningkatkan mutu layanan dengan cara melayankan dan meningkatkan pemanfatan e-journal sebagai salah satu sumber informasi yang sangat diperlukan oleh civitas akademika. Masyarakat yang mengakses informasi dikalangan perguruan tinggi begitu tanggap dan haus akan informasi ilmiah terkini yang diperlukan untuk referensi ilmiah, penelitian, pendidikan dan pengabdian masyakarat.
Pustakawan sebagai penyaji informasi sudah seharusnya menganalisa kebutuhan pengguna yang begitu familier dengan informasi cyber, contoh sederhana layanan e-journal harus menjadi pembelajaran akan nilai informasi yang begitu diutamakan bagi masyakarat dengan adanya berbagai media cyber yang memiliki banyak keunggulan. Strategi digital harus menjadi tulang punggung pustakawan dan perpustakaan untuk melayankan informasi kepada pemustaka. Kondisi masyarakat sekarang telah bertransformasi menjadi masyarakat informasi dengan kaidah informasi sebagai landasan utama dalam aspek kehidupan. Kalau perpustakaan tidak berusaha mengakomodasi kebutuhan masyarakat akan informasi, mungkinkah perpustakaan disebut sebagai pusat sumber infomasi?.
Daftar Pustaka
Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Pemasaran; Dasar, konsep dan strategi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
Hudspeth, Neil .2010. Digital Strategy Menghasilkan Multiple ROI.
Majalah SWA Sembada no 26./xxvi/9-19 Desember.
Lasa HS. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher.
Nurochman, Arif. 2007. Ekonomi Informasi: Refleksi untuk Sumber-sumber Informasi dan Perpustakaan. Media Informasi. Vol.XVI. No. 2.
Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan; Strategi Perencanan Perpustakaan Digital. Yogyakarta: Kanisius
Siswadi, Irman. 2008. Ketersediaan Online Journal di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Visi Pustaka. Vol.10 No.2 Agustus.
